Eventplanung: Die passende Location – Teil 2

Externe Räumlichkeiten – Stil und Budgetfrage

Nachdem in unserem ersten Teil der Fokus auf In-house Locations gelegt wurde, widmen wir uns heute wertvollen Tipps rund um externe Veranstaltungsorte. Die Anzahl verfügbarer Mietlocations – besonders in Großstädten – steigt ständig. Doch oft gilt es ganz genau hinzusehen, bevor man eine Entscheidung trifft, denn der Teufel versteckt sich meist im Detail. „Gute Planung ist die halbe Miete – vor allem bei Veranstaltungsorten“, weiß Gesellschafterin und Leiterin der Event Unit, Nina Witti.

#1 Palais vs. Baustelle – Opulenz und Stilbruch
Speziell in Wien reiht sich oftmals ein prunkvolles Palais an das andere, während zur gleichen Zeit immer mehr moderne Räumlichkeiten öffnen. Auch außergewöhnliche Orte, wie Baustellen, U-Bahntunnel oder Tiefgaragen, sind in den letzten Jahren vermehrt zum „Aufhänger“ für Events geworden. Die Veranstaltungsräumlichkeiten sind oft eines der ersten Details, die den Gästen bei der Einladung ins Auge stechen.

Doch bei all den reizvollen Varianten sollte man sich vor der endgültigen Wahl eine entscheidende Frage stellen: Passt die Location zum Gesamtkonzept? Events fokussieren oft in Richtung Zukunft – sie präsentieren Produktneuheiten, Unternehmensstrategien und -visionen. Auch wenn Veranstaltungsdetails wie digitales Einladungsmanagement, Technik und Show-Acts zukunftsweisend ausgerichtet sind, kann eine Festlichkeit schnell unstimmig wirken, wenn die gewählte Location im letzten Jahrhundert erbaut wurde. „Ein gewollter Stilbruch bietet natürlich spannende Möglichkeiten der Inszenierung – sofern es zum Gesamtkonzept passt und entsprechend kommuniziert wird“, verrät unsere Event-Spezialistin.

#2 Veranstaltungsdauer ist nicht gleich Mietdauer
Bereits beim Eintreffen und Einlass in die Location gilt es die Gäste ins Staunen zu versetzen. Aufwendiges technisches Equipment und ausgefallenes Mobiliar werden von beeindruckendem Catering abgerundet. Wie viel Zeit jedoch für Auf- und Abbau einkalkuliert werden muss, wird oft unterschätzt. Erschwerte Lieferbedingungen, Nachtruhe, aber auch der Zeitaufwand für etwaige Generalproben und Soundchecks müssen vor Buchung der Location einberechnet werden. Denn je nach Veranstaltungsvolumen kann sich hierdurch die benötigte Mietdauer vervielfachen. Gerade bei komplexen Produktionen sind viele unterschiedliche Partner und Lieferanten am Spektakel beteiligt. Diese gilt es im Vorhinein zu koordinieren, um einen reibungslosen Auf- und Abbau zu garantieren und Stehzeiten zu vermeiden. Oft werden hier zusätzliche Mietstunden sowie Location-, Aufsichts- und technisches Hauspersonal benötigt und entsprechend weiterverrechnet.

#3 Der Teufel steckt im Detail
Neben der reinen Raummiete, gilt es vor allem etwaig anfallende Zusatzkosten vorab mit dem Vermieter zu klären. Diese können von Locationpersonal über Mobiliar bis hin zu Extra-Gebühren für Strom- und Wasserbedarf variieren. Auch Vertragspartner des Veranstaltungsortes sollten nicht außer Acht gelassen werden. Je nach Vereinbarung ist es nur gegen einen erheblichen Aufpreis möglich, eigene Partner mitzubringen. „Fixpartner müssen für die Weiterempfehlung und verpflichtende Buchung oftmals einen hohen Prozentanteil an Provisionen an den jeweiligen Veranstaltungsort abführen. Verständlicherweise müssen diese Zusatzkosten auch gedeckt werden, wodurch die angebotenen Leistungen zu höheren Preisen weiterverkauft werden“, plaudert Nina Witti aus dem Nähkästchen. Ein wichtiger Punkt, den es vor der Wahl der Location zu beachten gilt, denn vor allem Technik und/oder Catering bestimmen oft einen großen Teil des Eventbudgets.

Fazit
Ob Veranstaltung im eigenen Unternehmen oder in einer externen Location – bevor die finale Wahl getroffen wird, sollte eine Reihe von Faktoren beachtet und vor allem dem Gesamtkonzept gegenübergestellt werden. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, ist mit einer professionellen Eventorganisation am besten beraten. Schließlich will man am großen Tag nichts dem Zufall überlassen und vor allem im Nachhinein, keine bösen Überraschungen erleben.

Teil 1 verpasst? Hier geht es zum ersten Artikel unserer Blog-Reihe über die Wahl der passenden Event-Location. Erfahren Sie mehr über In-house Veranstaltungen und welche Überlegungen beachtet werden sollten.

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