Eventplanung: Die passende Location

In-house Veranstaltungen – geprüft und für geeignet befunden?

Lange vorbei sind die Zeiten, als Events reine Prestigeveranstaltungen waren. Heute zählt Langfristigkeit! Events sind zu einem festverwurzelten Marketing-Tool geworden und verfolgen somit ganz klar definierte Ziele – allen voran Return on Investment und Nachhaltigkeit.

Die Wahl der geeigneten Location steht oftmals zu Beginn der Eventkonzeption – und kann zu einer kleinen Herkulesaufgabe werden. Denn die Suche nach den perfekten Veranstaltungsräumen gestaltet sich oftmals komplizierter, als gedacht:

  • Wo soll das Event stattfinden: im Unternehmen oder extern?
  • Welche Location passt zu unserer Zielgruppe?
  • Welches Image soll den Gästen vermittelt werden?
  • Passt die Location zum Gesamtkonzept?

Das eigene Firmengelände als Location, um Kosten zu sparen? Ein Argument, das Nina Witti, Leiterin der Eventmarketing & Live-Kommunikation Unit bei Putz & Stingl, oft hört. Seit Jahren berät sie Kunden erfolgreich von der Idee bis zur Event-Umsetzung. Wann das eigene Firmengelände die perfekte Location ist und was bei externen Locations zu beachten ist, bringt sie in unserer zweiteiligen Reihe zum Thema In-house vs. externe Location mit wichtigen Tipps auf den Punkt:

#1 Ist der Firmenstandort überhaupt geeignet?
Besonders in großen Betrieben sind oft eine Vielzahl an Konferenzmöglichkeiten für den internen Bedarf vorhanden – doch wie sieht es mit der weiteren Infrastruktur aus? Gibt es ausreichend große Flächen, die zum Beispiel für das Catering im Zuge der Veranstaltung genutzt werden können? Sind ausreichend Sanitäranlagen vorhanden? Fragen, die oft nicht nur das Unternehmen entscheidet – sondern auch das zuständige Magistrat: Um eine Veranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten durchführen zu können, bedarf es ab einer gewissen Teilnehmerzahl auch der Zustimmung des Magistrats in Form einer Eignungsfeststellung. Hier zählt vor allem die maximale Besucherzahl, für die das Gebäude kollaudiert ist. Neben den Veranstaltungsgästen müssen zusätzlich auch die angestellten Mitarbeiter in Betracht gezogen werden, die sich gleichzeitig im Gebäude aufhalten. Der Antrag hierfür sollte in ausreichender Zeit vor der Veranstaltung beim Magistrat eingereicht werden. Denn oftmals müssen zahlreiche, gebäuderelevante Dokumente vorgelegt werden, um einen positiven Bescheid zu erhalten.

#2 Reden ist Gold!
Eine gute Erreichbarkeit ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Veranstaltungen. Ausreichend Parkmöglichkeiten sind vor allem in Ballungszentren ein großes Thema. Oftmals bedeutet das, dass der firmeneigene Parkplatz für die Veranstaltung gesperrt oder die gesamte Auffahrt zum Unternehmen blockiert werden muss. Dies gilt es rechtzeitig zu kommunizieren – nicht nur an Magistrat und Behörden, sondern auch an Nachbarn und die eigenen Mitarbeiter! Interne Kommunikation ist ein essentieller Punkt, den es bei In-house Veranstaltungen zu beachten gilt. Nur, wenn die Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt werden, inwieweit ihr normaler Tagesablauf unterbrochen wird und sie hinter der Veranstaltung stehen, kann das Konzept funktionieren.

#3 In-house: Eine wahre Kostenersparnis?
Ganz klar, Veranstaltungen auf dem firmeneigenen Gelände versprühen ihr ganz eigenes Flair. Mit der Einladung ins Headquarter, entsteht bei den Gästen ein gewisser VIP-Faktor. Es bietet sich an, den Gästen einen exklusiven Blick hinter die Kulissen zu ermöglichen, doch oftmals ist der interne Aufwand nicht zu vernachlässigen: Konferenzzimmer dienen als Veranstaltungsräume, Abteilungen werden zu Showrooms und die Cafeteria wird zur Networking-Plattform umfunktioniert. Wird das Tagesgeschäft gestört, können vor allem in Industrie- und Fertigungsbetrieben Über- und Mehrstunden anfallen. Auch diese Faktoren gilt es vor der Entscheidung zu kalkulieren und den Kosten einer externen Location gegenüberzustellen.

Welche weiteren Kriterien bei der Wahl der passenden Location noch beachtet werden sollten, erfahren Sie im zweiten Teil.

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